Tre steg för beredskapshöjande scenarioplanering
Med hjälp av scenarioplanering och andra metoder för framtidsanalys kan de flesta organisationer snabbt öka sin förmåga att hantera osäkerhet, öka sin mentala beredskap och därmed också öka motståndskraften mot oförutsedda händelser.
Just att planera också för mindre troliga men allvarliga händelser är viktigt. Försvarsberedningen skriver följande i sammanfattningen av sin nyligen publicerade rapport ”Kraftsamling”:
"Försvarsberedningen vill framhålla att det inte är den troligaste händelseutvecklingen som är viktigast i relation till uppgiften att dimensionera totalförsvaret, utan de händelseutvecklingar som skulle få allvarliga konsekvenser om de inträffade. Säkerhetspolitiska bedömningar måste därför inrymma också sådana händelseutvecklingar som ses som mindre troliga och vars konsekvenser skulle vara särskilt allvarliga om de inträffade".
I och med att totalförsvaret innefattar befolkningen i stort såväl som offentliga och privata organisationer är det hela samhället som ska förbereda sig på allvarliga scenarier av olika slag – oavsett om de bedöms som troliga eller inte. Detta är ett paradigmskifte för många organisationer som måste gå från att se till den mätbara och förväntade utvecklingen i sina prognoser till att identifiera, förstå och hantera ickelinjära och dramatiska händelser som kommer eller inte kommer hända.
Vikten av att förbereda sig också för de mindre troliga men allvarliga riskerna har tidigare lyfts av Kairos Future vid flera tillfällen. Den här artikeln sammanfattar några av våra viktigaste poänger om hur försvarsberedningens uppmaning kan tas på allvar och omsättas i handling redan idag med hjälp av scenarioplanering och andra framsynsmetoder.
Tre steg för beredskapshöjande scenarieplanering
Att hörsamma försvarsberedningens uppmaning med hjälp av scenarier och framsyn kan brytas ner i tre steg:
• Identifiera din organisations kritiska händelser
• Skapa scenarier till stöd för mental beredskap
• Hantera konsekvenser i verksamhetens planering
Med omvärldsanalys och scenarioplanering som hantverksmetoder kan organisationer systematiskt arbeta igenom dessa tre steg. Inom dessa metoder finns en uppsättning verktyg av såväl teknisk som konceptuell typ som används för olika syften.
1. Identifiera din organisations kritiska händelser
Processen börjar med att ställa sig frågan ”Vilka möjliga händelser skulle kunna få stor påverkan på vår organisation?”. I nästa steg följer frågan ”Vilka är mekanismerna som kan få det att hända?”. Det handlar alltså här om omvärldsanalys med utgångspunkt i att våga ställa sig obekväma frågor. Grundtanken är att planera för framtiden enligt följande:
• Vad skulle få stor påverkan på oss om det hände?
• Hur skulle det kunna ske?
• Vad ska vi göra då?
Idag är frågor om krig på agendan, men ett annat typfall för exempelvis en kommun skulle kunna vara frågan om ”Vad händer om fabriken lägger ner”? Oavsett vad de kritiska frågorna är så blir nästa steg att vända sig ut till omvärlden.
Kartlägg vad din organisation vet och inte vet om omvärlden
När de kritiska frågorna har ställts är nästa steg att leta efter de händelsekedjor som kan få dem att hända. För att göra detta finns ramverk och tankemodeller till stöd som hjälper oss sortera mellan vad vi vet och vad vi inte vet. Vad vi vet och inte kan sedan delas upp i vad som är okänt för oss och vad som är okänt för andra. Detta sätt att tänka fångas i en modell som ibland kallas för Joharis Fönster. Med hjälp av denna eller andra modeller kan en organisation kartlägga sin och andras kunskap och därmed se om händelseförlopp som kan orsaka de kritiska händelserna lätt kan identifieras.
Figur 1: Joharis fönster, anpassat av Kairos Future.
Svarta svanar symboliserar vad vi inte kan föreställa oss
För att ytterligare förstå vad det är vi inte vet eller inte ser finns två liknelser från djurvärlden som är värda att lägga på minnet. Den första är Svarta svanar – ett uttryck som populariserades av investeraren och filosofen Nassim Taleb. I västvärlden var det etablerad kunskap att svanar endast var vita, något som var sant – till svarta svanar upptäcktes. De svarta svanarna hade såklart funnits hela tiden i andra delar av världen. Rent konceptuellt gick det att föreställa sig dem men det saknades empiriska belägg för att de fanns och snart skulle hittas. Den svarta svanen symboliserar därmed sådant som finns men är utanför vår föreställningsförmåga.
Grå noshörningar är vad vi väljer att inte se
En ytterligare liknelse från djurvärlden är gråa noshörningar. Den grå noshörningen får representera hoten som vi fått en förvarning om men inte förberett oss på. Tanken är att en grå noshörning som rusar mot platsen man befinner sig på först bara ser ut som en grå prick men växer sig större ju närmare den kommer. Tecknen på annalkande fara har funnits där men på grund av kognitiva bias, kulturellt tryck eller att uppmärksamheten varit någon annanstans har de ignorerats.
Framsyn skapar bättre beredskap
Målet är att genom omvärldsanalys och en väl tränad förmåga till signalspaning omvandla händelser från okända till kända. De svarta svanarna är per definition vad vi inte vet. Men genom omvärldsspaning och analys kan det visa sig att vad som hittills varit svarta svanar för organisationen kan bli till noshörningar som det går att förbereda sig på. Såväl pandemin och det försämrade säkerhetsläget är tyvärr exempel på vad som egentligen varit gråa noshörningar men för många tog formen av svarta svanar.
2. Skapa scenarier till stöd för mental beredskap
När de viktiga händelserna och mekanismerna som kan orsaka dem har identifierats är nästa steg att skapa scenarier. Grundläggande handlar scenarier om berättelser om framtiden och vägen dit. De är kraftfulla verktyg för att hantera osäkerhet och förhålla sig till vad vi kan föreställa oss men inte kan säga när eller om det händer. Här tjänar såväl de kritiska händelserna som idéerna om mekanismer som får dem att hända som byggstenar.
Berättelser om framtiden bygger mental beredskap
Genom att göra det möjligt att visualisera och leva sig in i möjliga skeenden kan scenarier bidra till ökad psykologisk beredskap. Kraften av att visualisera är väl dokumenterad och ett viktigt verktyg inom den prestationsinriktade psykologin.
För att konstruera scenarier finns flera tekniker och principer som kan lånas från författare, idrottspsykologer eller hur barn förhåller sig till världen genom lek och spel. Oavsett var inspirationen hämtas handlar det om att skapa suggestiva berättelser om framtiden som både fångar det analytiskt viktiga och tillåter inlevelse. Berättelser låter oss hantera otroliga, men tänkbara och viktiga händelser. De kan förbereda oss genom reflektion över hur vi känner och tänker inför det och hur vi skulle reagera om något sådant skulle inträffa.
3. Hantera konsekvenser i verksamhetens planering
Att använda scenarier i verksamhetens planering handlar om att analysera konsekvenserna av dem och skapa handlingsplaner för att möta dem. I grunden handlar det om att ställa sig frågan – om det händer, hur påverkas vår verksamhet och vad behöver vi göra? Beroende på händelsens art kan denna alternativa planering vara olika detaljerad och fokusera på olika saker. Exempelvis diskuterades i ett scenario för en kommun vad en ökande inflyttning kombinerat med extremväder som skapar ökat tryck på dagvatten innebär. I det scenariot handlar det om att förbereda sig för en omprioritering av resurser. I det specifika scenariot om höjd beredskap handlar frågorna exempelvis om hur beslutsfattande och ledarskap under osäkerhet med krav på snabba beslut ska gå till. Eller för den delen att hantera att medarbetare krigsplaceras utanför den egna organisationen.
Öva, övervaka, informera
Till sist handlar det om att ta väl hand om den investerade tiden. Genom att öva igenom sina scenarier – antingen i diskussion runt borden eller i mer storskaliga övningar likt hur vi övar brandlarm. Det handlar om att övervaka omvärlden efter signaler på att det ena eller andra scenariot kan vara på väg att realiseras och att ha rutiner för att sprida information om detta till rätt sammanhang i rätt tid.
Börja scenarioplanera idag
Scenarioplanering och omvärldsanalys hjälper organisationers kollektiva intelligens att uppdatera sina mentala modeller om framtiden och omvärlden. Därmed stärks beredskap och förmåga att hantera osäkerhet. Eftersom scenarier är teoretiska övningar så kräver de i princip inte mer än den nedlagda tiden och tankekraften. I en inledande fas bör arbetet fokusera på att identifiera de viktigaste ”tänk om” att hantera för att i nästa steg genomlysa organisationen samt sätta upp funktioner för omvärldsspaning efter svaga signaler. Den som vill hörsamma försvarsberedningens uppmaning redan idag bör därför överväga att öka sin mentala och organisatoriska beredskap med scenarioplanering. Detta låter organisationer öva sin muskel för att hantera osäkerhet, vilket samtiden tydligt visar är en förmåga som fortsatt behöver öka.
Om du vill veta mer hur vi kan hjälpa din organisation att öka den mentala beredskapen för allvarliga händelser, kontakta Axel Gruvaeus.
Läs och se-tips från Kairos Future:
https://www.kairosfuture.com/se/publikationer/nyheter/vad-sager-science-fiction-om-varlden-i-kris/
https://www.kairosfuture.com/se/publikationer/nyheter/framtidssakra-infor-stormen/
https://www.kairosfuture.com/se/publikationer/nyheter/att-forsta-framtiden-med-scenarier/
https://www.youtube.com/watch?v=0ZUd-ZGyyug&list=PLhKcMh_jOjmkyPm64AfWT9A6b7MVm4g2J&index=1&t=2s
https://www.youtube.com/watch?v=HUrbu9HfGNg