AI i strategiarbetet? En pilotstudie från verkligheten
AI är på allas läppar. Förväntningarna är höga, men också osäkerheten. Vad kan tekniken faktiskt bidra med? Hur undviker man att bländas av hype och istället skapa verkligt värde? I det läget kan en AI-pilot vara ett bra första steg. Det handlar om att inte försöka göra allt på en gång, utan om att testa sig fram, bygga kompetens och skapa nytta i ett konkret användningsfall.
Under våren har vi tillsammans med en kund genomfört en AI-pilot med syftet att stärka det strategiska analysarbetet – med särskilt fokus på omvärldsbevakning, trendanalys och scenariobyggande.
Ett växande behov av stöd i det strategiska arbetet
Liksom många andra organisationer lägger vår kund stora resurser på omvärldsanalys och strategiarbete. Arbetet var dock till stor del manuellt: att samla information, läsa rapporter, sammanfatta, analysera, kommunicera. Det fanns en önskan om att arbeta mer effektivt och mer enhetligt. Samtidigt fanns en ambition att använda AI och förstå vad det kan bidra med i praktiken. Detta var pilotens två utgångspunkter.
Från workshop till användningsfall
Arbetet inleddes med en digital workshop där nyckelpersoner från olika delar av organisationen fick beskriva hur de idag arbetar med informationsinhämtning, analys, produktion och kommunikation. Det visade sig snabbt att arbetssätten skiljde sig åt, trots att behoven i grunden var gemensamma.
För att på kort tid identifiera flera möjliga användningsfall där AI skulle kunna göra skillnad lät vi deltagarna inför workshopen kartlägga sina arbetssätt och behov. Sedan prioriterades de möjliga användningsfallen utifrån två kriterier: vilket affärsvärde de kunde ge, och hur genomförbara de var.
Det användningsfall som valdes ut handlade om att bygga en lösning för omvärldsbevakning och strategisk analys med hjälp av generativ AI.
Från idé till fungerande lösning
Vi utvärderade flera möjliga verktyg och valde sedan en lösning som kombinerade en AI-chatt med en skräddarsydd kunskapsbas och ett promptbibliotek. På så sätt kunde användarna ställa frågor till AI:n och få faktabaserade svar, direkt kopplade till inläst material. I promptbiblioteket fanns färdiga mallar för att ta fram trendbeskrivningar, scenarier, konsekvensanalyser och strategiska alternativ.
Utöver själva lösningen tog vi också fram en användarguide, ett enkelt system för att administrera källmaterial, och videoinspelningar som visade hur verktyget fungerade. Allt för att sänka tröskeln till användning.
Resultat och insikter
Testperioden visade att lösningen fungerade väl, inte minst tack vare att svaren från AI:n hela tiden gick att spåra till ursprungskällorna. En av de stora vinsterna var att minska det manuella arbetet i analysfasen, samtidigt som kvaliteten i underlaget förbättrades. Istället för att börja arbetet med att läsa hundratals sidor text kunde användarna inleda med en konkret fråga och snabbt få en överblick över materialet.
Feedbacken från de som använde verktyget var genomgående positiv. En återkommande kommentar var att det inte bara handlade om att spara tid. Dessutom upplevde man sig kunna jobba mer spårbart och tillförlitligt.
Lärdomar från piloten
För oss som genomförde projektet blev det tydligt att flera faktorer var avgörande för att skapa värde:
- Att börja med behoven. Tekniken i sig är aldrig lösningen – det är hur man använder den som avgör.
- Att avgränsa. Genom att välja ett konkret användningsfall blir arbetet fokuserat och överskådligt.
- Att bygga vidare på befintliga arbetssätt. AI ska inte ersätta det som fungerar – det ska förstärka det.
Och kanske viktigast: att utgå från människorna som ska använda lösningen. Ett AI-verktyg är aldrig bättre än den användarupplevelse det ger.
Vill du komma igång?
Vi ser ett växande intresse för AI-piloter inom många olika verksamheter – från omvärldsanalys till strategi, från kommunikation till intern effektivisering. Vår metodik bygger på att snabbt identifiera värdefulla användningsfall, testa olika lösningar och bygga upp organisationens kompetens längs vägen.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er att förverkliga potentialen med AI-verktyg och stärka er konkurrenskraft? Hör gärna av dig. Vi är plattformsneutrala och hjälper dig att ta första steget – från idé till fungerande lösning.